Como emitir notas de serviço com locação de equipamentos

Resumo do que será ensinado

Neste documento você vai aprender como emitir uma nota fiscal de serviços que inclui locação de equipamentos, entendendo:

• Como estruturar o serviço principal.
• Como tratar a locação (equipamento) dentro da nota.
• Quais campos fiscais e cadastros precisam estar corretamente preenchidos.
• O passo a passo da emissão da nota dentro do ERP/PDV (conforme mostrado no vídeo).
  
  

Segue um Vídeo explicativo do processo

Detalhamento do uso correto

Com este guia, você deve ser capaz de configurar os cadastros de serviços e equipamentos, lançar corretamente a locação na nota de serviço e concluir a emissão da NFS‑e sem erros de preenchimento, garantindo que a tributação fique adequada e que a nota atenda às regras fiscais.

Segue o detalhamento de como emitir notas de serviço com locação de equipamentos

1. Primeiro passo: Entender o cenário fiscal (serviço + locação).

   • Em uma nota de serviço com locação de equipamentos, normalmente temos:
     • Um serviço principal (ex.: prestação de serviço técnico, instalação, manutenção, consultoria).
     • Locação de equipamento associada a esse serviço (ex.: aluguel de máquina, ferramenta, aparelho).
   • Fiscalmente, é importante definir:
     • Se a locação será tratada como serviço de locação (item de serviço na NFS‑e).
     • Ou se há necessidade de nota de produto separada (NF‑e) em algum cenário específico, conforme orientação do contador.

   Ponto importante.

   • Antes de padronizar o processo, é recomendável alinhar com o contador se a locação na sua atividade deve ser emitida:
     • Junto com o serviço, na mesma NFS‑e.
     • Ou em documentos separados (NF‑e para equipamento, NFS‑e para serviço).

2. Segundo passo: Conferir o cadastro do serviço principal.

   • Acesse o menu de cadastro de serviços do sistema.
   • Localize o serviço que será utilizado na nota (ex.: “Serviço de manutenção”, “Serviço de instalação”, etc.).
   • Verifique e ajuste os campos principais:
     • Descrição do serviço: texto claro que aparecerá na nota.
     • Natureza do serviço (código de serviço municipal): deve estar de acordo com a lista de serviços da prefeitura.
     • CNAE / atividade principal (se o sistema tiver vínculo).
     • Alíquota e regra de ISS: conforme legislação do município.
     • Local de incidência (dentro ou fora do município), se houver esse controle.

   Pontos de atenção.

   • Código de serviço municipal é crítico para aceitação da NFS‑e.
   • Se o serviço for recorrente, mantenha todos os campos fiscais padronizados para evitar rejeições.

3. Terceiro passo: Cadastrar ou conferir o item de locação de equipamento.

   • No menu de cadastros de produtos/serviços/equipamentos (conforme o seu ERP):

     • Localize o item utilizado para locação (ex.: “Locação de gerador”, “Locação de compressor”, “Locação de equipamento X”).

   • Verifique se esse item está configurado como:

     • Serviço de locação (se vai compor a NFS‑e).
     • Ou produto/equipamento (se o fluxo definido é emitir NF‑e).

   • Ajuste os principais campos:

     • Descrição clara: “Locação de [equipamento] por [período]”.
     • Grupo/tipo: serviço de locação, se o sistema usa grupos.
     • Tributação:
     • Se for na NFS‑e: regras de ISS/serviços.
     • Se for NF‑e: regras de ICMS/PIS/COFINS conforme orientação fiscal.
     • Unitário x período:
     • Definir se o valor será por dia, por mês, por hora ou outro critério.
     • Se necessário, incluir um campo complementar com detalhe do período.

   Ponto importante.

   • Em muitos municípios, locação de bens móveis não é serviço tributado pelo ISS, então pode envolver NF‑e em vez de NFS‑e. Por isso, sempre validar o modelo com o contador.

4. Quarto passo: Iniciar a emissão da nota de serviço.

   • No sistema, acesse o menu de emissão de NFS‑e ou nota de serviço.

   • Clique em Nova nota ou equivalente.

   • Preencha os dados principais:

     • Cliente/Tomador de serviços:
     • Nome/razão social.
     • CPF ou CNPJ.
     • Endereço.
     • Município.
     • Data de prestação do serviço.
     • Código de serviço principal (selecionando o serviço cadastrado no passo 2).

   • Confirme se:

     • O cliente está corretamente cadastrado (sem erros de CNPJ/CPF).
     • O município do tomador está correto (afeta regras de ISS).

5. Quinto passo: Inserir o serviço principal na nota.

   • Na aba de itens da nota, adicione o serviço principal:

     • Selecione o serviço no campo de produto/serviço.
     • Informe:
     • Quantidade (ex.: 1 serviço, 2 horas, etc.).
     • Valor unitário ou valor total combinado.
     • O sistema calculará o total do serviço automaticamente.

   • Se houver campos de:

     • Observações do item: registre detalhes da execução (datas, local, equipe, etc.).
     • Descontos específicos: aplique, se houver, conforme política comercial.

6. Sexto passo: Adicionar a locação do equipamento à nota.

   • Ainda na aba de itens:

     • Clique em Adicionar novo item.

   • Selecione o item de locação de equipamento cadastrado no passo 3.

   • Informe:

     • Quantidade:
     • Ex.: 1 equipamento.
     • Ou a quantidade proporcional ao período (ex.: 3 dias), conforme seu modelo de cobrança.
     • Valor unitário ou total de locação:
     • Ex.: R$ 100,00 por dia x 3 dias = R$ 300,00.

   • Utilize o campo de descrição/observação do item para detalhar:

     • Período de locação (datas).
     • Tipo de equipamento.
     • Qualquer outra informação relevante para o cliente e para a fiscalização.

   Ponto de atenção.

   • Verifique se o sistema está tratando esse item como serviço na NFS‑e. Se a prefeitura não permitir locação como serviço, o fluxo pode exigir emissão separada (NF‑e).

7. Sétimo passo: Conferir tributação (ISS e demais impostos).

   • Verifique, na tela de totais da nota, os seguintes pontos:

     • Base de cálculo do ISS:
     • Deve considerar os itens de serviço.
     • Alíquota de ISS:
     • Compatível com a atividade e município.
     • Valor de ISS:
     • Checar se o cálculo está coerente com a base e alíquota.

   • Caso o sistema permita:

     • Ajuste eventuais campos específicos (retenção de ISS, PIS/COFINS sobre serviço, etc.) conforme orientação fiscal.

   Ponto importante.

   • Erros de configuração em ISS (alíquota, código de serviço) são uma das principais causas de rejeição na comunicação com a prefeitura. Sempre valide ao menos uma vez com o contador.

8. Oitavo passo: Revisar dados gerais da nota.

   • Antes de transmitir:

     • Revise:
     • Dados do tomador (cliente): CNPJ/CPF, endereço, município.
     • Itens lançados: descrição, quantidade, valores.
     • Total da nota: soma de serviços e locação.
     • Campos obrigatórios da NFS‑e: natureza da operação, regime especial, série, etc.

   • Utilize o recurso de visualização prévia (se o sistema tiver) para verificar como os itens aparecerão na nota.

9. Nono passo: Transmitir a nota para a prefeitura.

   • Após revisão:
     • Clique em Transmitir, Emitir NFS‑e ou o botão correspondente.
   • Aguarde o retorno:
     • Se autorizada:
     • O sistema exibirá o número da NFS‑e e o link ou PDF para impressão/envio ao cliente.
     • Se rejeitada:
     • Leia atentamente a mensagem de rejeição (normalmente vinda da prefeitura).
     • Ajuste o campo indicado (ex.: código de serviço, CNPJ, valor, etc.) e tente novamente.

   Ponto importante.

   • Guarde a chave de acesso ou número da NFS‑e e, se aplicável, vincule essa nota ao contrato ou ordem de serviço correspondente no ERP.

10. Décimo passo: Enviar a nota ao cliente e registrar internamente.

    • Após a emissão bem-sucedida:

      • Envie o PDF ou link da NFS‑e ao cliente por e-mail, WhatsApp ou outro canal.
      • Registre internamente:
      • Vinculação da nota ao contrato de serviço.
      • Vinculação ao controle de locação de equipamentos (para saber quais equipamentos estiveram alugados).

    • Se o ERP tiver:

      • Relatórios de serviços e locações:
      • Utilize-os para acompanhar receitas de serviço e aluguel separadamente.

Informações Importantes

• Serviço x locação:

  • Verifique sempre com o contador se a locação será:
  • Item de serviço na NFS‑e.
  • Ou nota de produto separada (NF‑e).

• Cadastros fundamentais:

  • Serviço principal com:
  • Código de serviço municipal.
  • Alíquota correta de ISS.
  • Item de locação com:
  • Descrição clara.
  • Tributação adequada (ISS ou ICMS, conforme o caso).

• Boas práticas:

  • Detalhar descrição dos itens (serviço + locação) com:
  • Período de execução.
  • Período de locação.
  • Tipo de equipamento.
  • Manter um modelo padrão de nota para evitar esquecimentos.

• Benefícios de seguir corretamente o procedimento:

  • Emissão de notas com informações claras para o cliente.
  • Conformidade fiscal, reduzindo risco de rejeição pela prefeitura.
  • Melhor controle interno de:
  • Receitas de serviço.
  • Receitas de locação de equipamentos.

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