Importação de Arquivo OFX e Conciliação Bancária

Resumo do que será ensinado
Neste documento você aprenderá como importar um arquivo OFX do seu banco para o sistema, visualizar as transações, entender a diferença entre receitas e despesas, realizar a conciliação automática ou manual, criar novos lançamentos a partir do OFX e utilizar a atualização em lote para agilizar o processo.

Segue um Vídeo explicativo do processo

Video: Importação_OFX_CS-Maqplan.mp4

Detalhamento do uso correto
Com este guia, você deve ser capaz de importar arquivos OFX, conciliar as transações bancárias com os lançamentos do sistema e manter seu financeiro atualizado e organizado. Siga cada passo cuidadosamente e utilize as funcionalidades da conciliação OFX para reduzir erros e ganhar tempo no fechamento financeiro.

Segue o detalhamento de como realizar a importação de arquivo OFX e conciliação bancária no sistema

1. Primeiro passo: Entender o que é o arquivo OFX.

   • O que é OFX.
     
     • O OFX é um arquivo gerado pelo seu banco, contendo todas as transações da conta em um determinado período.
     • Ele inclui lançamentos de receitas (entradas) e despesas (saídas), como pagamentos, tarifas, recebimentos de clientes, entre outros.
   • Como obter o OFX.
     
     • Acesse o internet banking ou aplicativo do seu banco.
     • Procure a opção de extrato ou exportar extrato.
     • Selecione o período desejado e escolha o formato OFX para download.
   • Ponto de atenção.
     
     • Guarde o arquivo OFX em um local de fácil acesso no computador (por exemplo, Área de Trabalho ou uma pasta específica de Financeiro).

2. Segundo passo: Acessar o menu de conciliação OFX no sistema.

   • Navegação no sistema.
     
     • Abra o sistema.
     • Acesse o menu Financeiro.
     • Localize e clique na opção Conciliação OFX.
   • Tela de conciliação OFX.
     
     • Ao acessar essa tela, você verá uma área para carregar o arquivo OFX.
   • Ponto de atenção.
     
     • Certifique-se de que você está no ambiente financeiro correto (empresa, filial ou conta bancária), conforme a sua configuração.

3. Terceiro passo: Carregar o arquivo OFX no sistema.

   • Opções para carregar o arquivo.
     
     • Você pode arrastar o arquivo OFX diretamente para a tela de conciliação.
     • Abra a pasta onde o arquivo está salvo.
     • Clique e segure o arquivo OFX.
     • Arraste o arquivo até a área indicada na tela do sistema.
     • Ou, se preferir, pode clicar na tela para abrir o explorador de arquivos do computador.
     • Clique no botão ou área de upload indicada.
     • Navegue até a pasta onde o arquivo OFX está salvo.
     • Selecione o arquivo e clique em Abrir.
   • Resultado ao selecionar o arquivo.
     
     • O sistema irá ler o arquivo e exibir na tela todas as transações bancárias contidas nele.
   • Ponto de atenção.
     
     • Verifique se o arquivo selecionado é realmente o do período desejado (por exemplo, mês atual ou período de fechamento).

4. Quarto passo: Entender a visualização das transações importadas.

   • Receitas x Despesas.
     
     • Na tela, serão exibidas todas as transações do arquivo OFX.
     • Despesas: aparecem em vermelho e com valores negativos (saídas de dinheiro).
     • Receitas: aparecem em verde e com valores positivos (entradas de dinheiro).
   • Informações mostradas em cada linha.
     
     • Data da transação.
     • Descrição (geralmente o texto que vem do banco, como nome do cliente, fornecedor ou tipo de operação).
     • Valor da transação.
   • Ponto de atenção.
     
     • Use essa visualização para conferir se todas as movimentações do período foram carregadas corretamente.

5. Quinto passo: Entender a conciliação automática feita pelo sistema.

   • Como funciona a conciliação automática.
     
     • Ao carregar o arquivo OFX, o sistema tenta encontrar automaticamente correspondências entre as transações do banco e os lançamentos já cadastrados no sistema.
     • Os critérios utilizados incluem:
     • Data da transação.
     • Nome do cliente ou fornecedor.
     • Valor da transação.
   • Vantagens da conciliação automática.
     
     • Reduz o trabalho manual.
     • Minimiza erros de digitação.
     • Acelera o processo de fechamento financeiro.
   • Ponto de atenção.
     
     • Mesmo com a conciliação automática, é importante revisar os lançamentos, especialmente nos casos em que a descrição ou data não correspondem exatamente.

6. Sexto passo: Conciliação manual quando não há correspondência automática.

   • Quando a conciliação manual é necessária.
     
     • Se o sistema não encontrar uma correspondência automática para uma transação, ela ficará marcada como não conciliada.
     • Nesses casos, você precisará revisar e conciliar manualmente.
   • Opções para conciliar manualmente.
     
     • Há duas opções principais mencionadas no vídeo:
     1. Procurar uma despesa existente.
     2. Criar uma nova despesa/receita a partir da transação.
   • Ponto de atenção.
     
     • Escolha “Procurar” quando você tem certeza de que o lançamento já existe no sistema.
     • Escolha “Criar novo” quando o lançamento ainda não foi cadastrado.

7. Sétimo passo: Usar a opção “Procurar” para vincular a uma despesa existente.

   • Como procurar uma despesa já cadastrada.
     
     • Selecione a transação na lista do OFX que ainda não foi conciliada.
     • Clique na opção Procurar.
     • Será aberta uma tela de pesquisa de lançamentos já existentes no sistema.
   • Uso de filtros na pesquisa.
     
     • Use filtros para localizar a despesa/receita correta, como:
     • Data.
     • Valor.
     • Nome do cliente/fornecedor.
     • Categoria ou centro de custo (se o sistema disponibilizar esses filtros).
   • Vinculação da despesa encontrada.
     
     • Selecione a despesa/receita correta na lista de resultados.
     • Clique na opção para vincular a transação do OFX à despesa/receita do sistema.
     • Após isso, a transação será marcada como conciliada.
   • Ponto de atenção.
     
     • Confirme se o valor e a data são compatíveis para evitar conciliar uma transação com o lançamento errado.

8. Oitavo passo: Usar a opção “Criar novo” quando a despesa não está cadastrada.

   • Quando usar “Criar novo”.
     
     • Use essa opção quando não existe ainda um lançamento correspondente no sistema para a transação do OFX.
   • Como criar um novo lançamento.
     
     • Selecione a transação desejada na lista.
     • Clique em Criar novo.
   • Preenchimento automático.
     
     • Ao clicar em Criar novo, o sistema já preenche automaticamente algumas informações, como:
     • Data da transação.
     • Descrição básica.
     • Valor.
   • Campos obrigatórios a serem preenchidos.
     
     • Você deve completar manualmente os campos obrigatórios, como:
     • Categoria (exemplo: aluguel, tarifa bancária, venda, serviço, etc.).
     • Tipo (receita ou despesa, se o sistema exigir).
     • Outras informações importantes de acordo com o modelo do seu sistema (centro de custo, conta contábil etc.).
     • Se necessário, você também pode adicionar o número do documento, como:
     • Número da nota fiscal.
     • Número do comprovante ou referência interna.
   • Salvar o novo lançamento.
     
     • Após preencher todos os campos obrigatórios, clique em Salvar.
     • A transação do OFX será então conciliada com o lançamento recém-criado.
   • Ponto de atenção.
     
     • Capriche na categorização das despesas e receitas, pois isso afeta diretamente os relatórios financeiros.

9. Nono passo: Utilizar a funcionalidade de Atualização em Lote.

   • O que é a Atualização em Lote.
     
     • A Atualização em Lote permite aplicar uma mesma categoria ou ajuste a várias transações de uma só vez.
     • Essa função é útil quando há várias despesas ou receitas similares repetidas no extrato.
   • Como usar a Atualização em Lote.
     
     • Selecione todas as transações que são similares (por exemplo, várias tarifas bancárias ou várias vendas do mesmo tipo).
     • Utilize a opção de Atualização em Lote.
     • Defina a categoria que será aplicada a todas essas transações.
     • Confirme a operação para que as alterações sejam aplicadas em todas as linhas selecionadas.
   • Ponto de atenção.
     
     • Use a atualização em lote apenas quando as transações forem realmente similares.
     • Se houver diferenças importantes entre as transações, o ideal é ajustar individualmente para evitar classificações incorretas.

10. Décimo passo: Finalizar a conciliação e salvar as alterações.

    • Revisão final.
      
      • Após conciliar todas (ou a maioria) das transações, revise a tela para garantir que:
      • As receitas estão corretamente classificadas.
      • As despesas estão corretamente categorizadas.
      • Não restaram transações importantes sem conciliação.
    • Salvar a conciliação.
      
      • Após revisar, clique em Salvar ou Concluir (conforme a nomenclatura do sistema).
      • Isso irá registrar todas as conciliações e atualizações feitas.
    • Resultado.
      
      • Suas transações estarão corretamente conciliadas entre o banco e o sistema.
      • O saldo da conta no sistema ficará alinhado com o saldo bancário real (considerando o período do OFX).
    • Ponto de atenção.
      
      • É recomendável realizar essa conciliação regularmente (por exemplo, diariamente ou semanalmente), para evitar acúmulo de lançamentos e manter o financeiro sempre confiável.

[Continuar numerando e detalhando até conclusão]
O processo pode ser repetido para cada novo arquivo OFX que o banco disponibilizar, garantindo que as conciliações financeiras estejam sempre atualizadas e organizadas.

Informações Importantes

• Respeite o período do OFX.
  
  • Verifique sempre o período do arquivo OFX gerado pelo banco para não importar meses errados ou duplicados.
• Conciliação automática não substitui a conferência.
  
  • Embora o sistema ajude com correspondências por data, nome e valor, é importante realizar uma conferência visual, especialmente em transações de valor alto.
• Use “Procurar” quando já existir lançamento no sistema.
  
  • Isso evita criar lançamentos duplicados (um registrado manualmente e outro criado via OFX).
• Use “Criar novo” para registrar lançamentos que ainda não existem.
  
  • Aproveite o preenchimento automático para ganhar tempo, mas sempre complete os campos obrigatórios, principalmente a categoria.
• Aproveite a Atualização em Lote.
  
  • Utilize essa função para classificar rapidamente grupos de transações semelhantes, como várias tarifas ou várias receitas de mesmo tipo, reduzindo o trabalho manual.
• Benefícios de seguir corretamente o procedimento.
  
  • Maior precisão no controle financeiro.
  • Redução de erros entre saldo bancário e saldo do sistema.
  • Agilidade no fechamento mensal e emissão de relatórios.
  • Visão clara de receitas e despesas através de categorias bem definidas, facilitando a gestão do negócio.