Resumo do que será ensinado
Este guia detalha como acessar e utilizar o menu de Despesas no sistema. Você aprenderá a visualizar todas as despesas lançadas (quitadas e pendentes), como cadastrar uma nova despesa avulsa, e como aplicar filtros avançados por data, status, conta bancária, origem, centro de custo, beneficiário e categoria para encontrar rapidamente as informações desejadas.
Segue um Vídeo explicativo do processo
--> [Insira aqui o link do vídeo de gerenciamento de despesas]
(Referência: vídeo interno “modulo_7_financeiro_despesas_1080p.mp4”.)
Detalhamento do uso correto
Com este guia, você deve ser capaz de gerenciar suas despesas financeiras de forma eficiente, lançando novos gastos e utilizando os filtros para uma análise detalhada do seu fluxo de caixa. Siga cada passo cuidadosamente para manter o controle preciso de todas as saídas de dinheiro da sua empresa.
Segue o detalhamento de como gerenciar despesas financeiras (lançamento e filtros)
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Primeiro passo: Acessar o menu de Despesas Financeiras.
- No sistema, acesse o Menu principal.
- Navegue até a opção Financeiro.
- Clique em Despesas.
- Ponto de atenção: Esta é a tela central para visualizar e gerenciar todas as despesas da sua empresa.
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Segundo passo: Visualizar as despesas lançadas.
- Ao entrar na tela de Despesas, você verá uma lista de todas as despesas que já foram lançadas no sistema.
- A lista inclui tanto as despesas que já foram quitadas (pagas) quanto as que ainda estão pendentes de pagamento.
- Ponto de atenção: A visualização inicial mostra um panorama geral. Para informações específicas, utilize os filtros.
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Terceiro passo: Cadastrar uma nova despesa de forma avulsa.
- Para registrar um novo gasto que não está vinculado a uma compra ou outro módulo, clique no botão Nova Despesa.
- Esta ação abrirá um formulário para você preencher os detalhes da nova despesa (valor, data de vencimento, categoria, beneficiário, etc.).
- Ponto de atenção: O cadastro avulso é ideal para despesas pontuais que não geram um processo de compra completo.
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Quarto passo: Utilizar a opção de filtros para buscar despesas.
- No topo da tela de Despesas, você encontrará a opção de Filtros.
- Clique nesta opção para abrir um painel com diversos critérios de busca.
- Ponto de atenção: Os filtros são essenciais para encontrar rapidamente despesas específicas em meio a um grande volume de lançamentos.
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Quinto passo: Filtrar despesas por período de data.
- Dentro do painel de filtros, você pode selecionar um período de data para visualizar as despesas.
- As opções de período incluem:
- Data específica.
- Mês atual.
- Mês passado.
- Hoje.
- Últimos 30 dias.
- Últimos 3 meses.
- No vídeo, é mostrado como exemplo o filtro de “últimos 3 meses”.
- Ponto de atenção: Escolha o período que melhor se adapta à sua necessidade de análise.
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Sexto passo: Filtrar despesas por status.
- Você pode definir o status da despesa para refinar a busca.
- As opções de status geralmente são:
- Em aberto (ainda não paga).
- Quitada (já paga).
- Vencida (não paga e com data de vencimento ultrapassada).
- Ponto de atenção: Filtrar por status ajuda a identificar rapidamente o que está pendente ou o que já foi resolvido.
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Sétimo passo: Filtrar despesas por conta bancária.
- É possível selecionar uma conta bancária específica para visualizar as despesas que foram pagas ou que sairão dessa conta.
- No exemplo do vídeo, são mencionadas a “conta do Banco do Brasil” ou a “conta Cofre”.
- Ponto de atenção: Este filtro é útil para analisar o fluxo de saída de dinheiro de cada conta separadamente.
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Oitavo passo: Filtrar despesas por origem, centro de custo, beneficiário ou categoria.
- Além dos filtros anteriores, você pode usar critérios mais específicos:
- Origem da despesa (ex: compra, folha de pagamento, etc.).
- Centro de Custo (ex: Marketing, RH, Vendas).
- Beneficiário (para quem a despesa foi paga, como um fornecedor).
- Categoria (ex: Aluguel, Salários, Material de Escritório).
- Ponto de atenção: A combinação desses filtros permite uma análise financeira muito detalhada e estratégica.
- Além dos filtros anteriores, você pode usar critérios mais específicos:
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Nono passo: Aplicar os filtros e visualizar os resultados.
- Após definir todos os filtros desejados, clique no botão Aplicar filtros.
- O sistema irá processar a busca e exibir apenas as despesas que correspondem aos critérios selecionados.
- Ponto de atenção: Se você não aplicar os filtros, o sistema continuará exibindo todas as informações sem restrição.
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Décimo passo: Entender a importância dos filtros.
- O vídeo enfatiza que, se você não utilizar os filtros, o sistema exibirá todas as informações de despesas.
- Para visualizar algo específico, é importante usar os filtros e aplicar para que o sistema traga exatamente o que você precisa ver na tela.
- Ponto de atenção: A utilização consciente dos filtros é a chave para uma gestão financeira eficiente e para a obtenção de relatórios precisos.
[Continuar numerando e detalhando até conclusão]
O gerenciamento eficaz das despesas, através do lançamento correto e da utilização dos filtros, é fundamental para a saúde financeira da empresa.
Informações Importantes
- Visão Completa: A tela de Despesas oferece uma visão abrangente de todas as saídas de dinheiro, sejam elas quitadas ou pendentes.
- Lançamento Avulso: Permite registrar despesas de forma rápida, sem a necessidade de um processo de compra completo.
- Filtros Essenciais: Os filtros por data, status, conta, origem, centro de custo, beneficiário e categoria são ferramentas poderosas para análise e controle.
- Organização: A correta categorização e o uso de centros de custo são cruciais para a organização e a clareza dos relatórios financeiros.
- Benefícios de seguir corretamente o procedimento:
- Controle rigoroso sobre todas as despesas da empresa.
- Facilidade na localização de informações financeiras específicas.
- Relatórios financeiros precisos, que apoiam a tomada de decisões.
- Otimização do tempo na gestão financeira e na preparação de auditorias.