Cadastro de Despesas Financeiras Avulsas

Resumo do que será ensinado
Este guia detalha como cadastrar uma nova despesa de forma avulsa no sistema. Você aprenderá a preencher os campos obrigatórios como valor total, data de vencimento, categoria, motivo e beneficiário, além de definir a conta bancária e, opcionalmente, o centro de custo, número do documento, data de emissão, data de competência e descrição para uma organização completa.

Segue um Vídeo explicativo do processo
--> [Insira aqui o link do vídeo de cadastro de despesas - Parte 1]
(Referência: vídeo interno “modulo_7_financeiro_despesas_cadastrar_parte_1_1080p.mp4”.)

Detalhamento do uso correto
Com este guia, você deve ser capaz de cadastrar despesas financeiras avulsas de forma precisa e organizada, garantindo que todas as saídas de dinheiro sejam registradas corretamente no sistema. Siga cada passo cuidadosamente para manter um controle financeiro eficiente.

Segue o detalhamento de como cadastrar despesas financeiras avulsas (Parte 1)

1. Primeiro passo: Acessar a opção de Nova Despesa.

   • No sistema, acesse o Menu principal.
   • Navegue até a opção Financeiro.
   • Clique em Despesas.
   • Na tela de Despesas, clique no botão Nova Despesa.
   • Ponto de atenção: Esta ação abrirá o formulário para o cadastro de uma despesa avulsa, ou seja, uma despesa que não está vinculada a um processo de compra ou outro módulo.

2. Segundo passo: Identificar os campos obrigatórios.

   • Ao abrir o formulário, observe que alguns campos estão marcados com um asterisco (*).
   • Esses são os campos obrigatórios e precisam ser preenchidos para que a despesa possa ser salva no sistema.
   • Ponto de atenção: O sistema não permitirá salvar a despesa se algum campo obrigatório estiver em branco.

3. Terceiro passo: Informar o valor total da despesa.

   • No campo Valor Total, digite o valor completo da despesa que está sendo registrada.
   • No exemplo do vídeo, é inserido o valor de R$ 61,20.
   • Ponto de atenção: Certifique-se de que o valor digitado corresponde exatamente ao valor da despesa.

4. Quarto passo: Definir a data de vencimento da despesa.

   • No campo Data de Vencimento, selecione o dia em que a despesa deve ser paga.
   • No exemplo do vídeo, a data de vencimento é definida como hoje, dia 20 de março.
   • Ponto de atenção: A data de vencimento é crucial para o controle de contas a pagar e para evitar atrasos.

5. Quinto passo: Selecionar a categoria da despesa.

   • No campo Categoria, escolha a classificação que melhor se encaixa para essa despesa.
   • As categorias ajudam a organizar e analisar os gastos.
   • No exemplo do vídeo, é selecionada a opção “Transferências entre Contas”.
   • Ponto de atenção: A escolha correta da categoria é fundamental para a geração de relatórios financeiros precisos.

6. Sexto passo: Informar o motivo da despesa e o beneficiário.

   • No campo Motivo da Despesa, insira uma breve descrição do porquê essa despesa está sendo lançada.
   • Em seguida, no campo Beneficiário, selecione ou digite o nome da pessoa ou empresa para quem o pagamento será feito.
   • Ponto de atenção: O motivo e o beneficiário fornecem contexto importante para a despesa.

7. Sétimo passo: Selecionar a conta bancária de origem da despesa.

   • No campo Conta Bancária, escolha a conta de onde o dinheiro para pagar essa despesa será debitado.
   • No exemplo do vídeo, é selecionada a “conta do Banco do Brasil”.
   • Ponto de atenção: A conta bancária é essencial para o controle do fluxo de caixa e para a conciliação bancária.

8. Oitavo passo: Preencher o Centro de Custo (campo opcional).

   • No campo Centro de Custo, você pode vincular essa despesa a uma área, departamento ou projeto específico da empresa.
   • Este campo não é obrigatório, mas é importante para um controle gerencial mais detalhado.
   • No exemplo do vídeo, é utilizado o setor de “RH”.
   • Ponto de atenção: Utilize o centro de custo para rastrear gastos por setor e ter uma visão mais clara da alocação de recursos.

9. Nono passo: Informar o número do documento (opcional).

   • No campo Número do Documento, você pode inserir o número da nota fiscal, do boleto ou de qualquer outro comprovante relacionado à despesa.
   • Este campo não é obrigatório.
   • Ponto de atenção: Se você não tiver essa informação no momento, pode deixar o campo em branco.

10. Décimo passo: Preencher a data de emissão e data de competência (opcionais).

    • No campo Data de Emissão, informe a data em que o documento original da despesa (nota, boleto) foi emitido.
    • No exemplo do vídeo, a data de emissão é 6 de [mês].
    • No campo Data de Competência, informe o mês/ano a que a despesa se refere (ex: aluguel de março, pago em abril). No vídeo, a data de competência também é a mesma.
    • Ponto de atenção: Esses campos são importantes para a contabilidade e para a correta alocação da despesa no período fiscal.

11. Décimo primeiro passo: Adicionar uma descrição detalhada (opcional).

    • No campo Descrição, você pode inserir um texto mais detalhado sobre o motivo ou contexto da despesa.
    • Este campo não é obrigatório, mas é importante para facilitar a organização e a leitura de relatórios.
    • Ponto de atenção: Uma descrição clara ajuda a entender a natureza da despesa em consultas futuras.

[Continuar numerando e detalhando até conclusão]
Após preencher todas as informações básicas da despesa, o próximo passo será definir como ela será quitada (totalmente, parcialmente ou parcelada), o que será abordado na Parte 2 do guia de cadastro de despesas.

Informações Importantes

• Campos Obrigatórios: Lembre-se de que os campos marcados com asterisco são essenciais para salvar a despesa.
• Organização: A correta categorização, o uso de centros de custo e descrições detalhadas são fundamentais para a organização financeira.
• Precisão: Verifique sempre os valores e as datas para garantir a precisão dos lançamentos.
• Controle de Fluxo de Caixa: O preenchimento da conta bancária é crucial para o controle do fluxo de saída de dinheiro.
• Benefícios de seguir corretamente o procedimento:
  
  • Registro completo de todas as despesas da empresa.
  • Facilidade na localização e análise de gastos.
  • Relatórios financeiros mais detalhados, que apoiam a tomada de decisões.
  • Otimização do tempo na gestão financeira e na preparação para auditorias.