Resumo do que será ensinado Este guia detalha como cadastrar uma despesa avulsa no Gestor Web, incluindo o preenchimento de informações essenciais, a quitação do lançamento e o anexo do comprovante de pagamento. Você aprenderá a registrar o valor, data de vencimento, categoria, motivo, beneficiário, conta bancária, e informações opcionais como centro de custo e número do documento, finalizando com o registro do pagamento e a inclusão do anexo.
Segue um Vídeo explicativo do processo
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Detalhamento do uso correto Com este guia, você deve ser capaz de cadastrar e quitar suas despesas avulsas com sucesso, mantendo um controle financeiro preciso e organizado. Siga cada passo cuidadosamente e aproveite as funcionalidades do sistema!
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Acessar a Tela de Cadastro de Nova Despesa:
- Explicação: Para iniciar o cadastro de uma despesa avulsa, você deve navegar até a opção de criação de novas despesas.
- Ação: Clique em "Nova despesa".
- Pontos de atenção: Observe que os campos marcados com asterisco são obrigatórios para o preenchimento.
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Informar o Valor Total da Despesa:
- Explicação: Este é o valor principal da despesa que está sendo registrada.
- Ação: Preencha o campo "Valor total" com o valor da despesa (ex: R$ 61,20).
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Definir a Data de Vencimento:
- Explicação: Indique a data em que a despesa deve ser paga.
- Ação: Selecione a "Data de vencimento" (ex: 20 de março).
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Selecionar a Categoria da Despesa:
- Explicação: Escolha a categoria que melhor descreve a natureza da despesa para fins de organização e relatórios.
- Ação: Clique na seta para listar as opções e selecione a "Categoria" (ex: Transferências entre Contas).
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Informar o Motivo e o Beneficiário:
- Explicação: Descreva brevemente o motivo da despesa e quem é o beneficiário do pagamento.
- Ação: Preencha o campo "Motivo" e selecione o "Beneficiário".
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Escolher a Conta Bancária:
- Explicação: Indique de qual conta bancária a despesa será paga.
- Ação: Selecione a "Conta bancária" (ex: Banco do Brasil).
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Preencher o Centro de Custo (Opcional):
- Explicação: Se sua empresa utiliza centros de custo para rastrear despesas por área ou projeto, selecione o centro de custo correspondente. Este campo não é obrigatório.
- Ação: Selecione o "Centro de Custo" (ex: RH).
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Informar o Número do Documento (Opcional):
- Explicação: Se houver um documento relacionado à despesa (como nota fiscal ou boleto), insira seu número. Este campo não é obrigatório.
- Ação: Preencha o "Número do documento" se aplicável.
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Definir a Data de Emissão e Competência (Opcional):
- Explicação: Informe a data de emissão do documento e a data de competência da despesa.
- Ação: Preencha a "Data de emissão" e a "Data de competência" (ex: 6 de março para ambos).
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Adicionar uma Descrição Detalhada (Opcional):
- Explicação: Utilize este campo para fornecer qualquer informação adicional ou contexto sobre a despesa, facilitando a organização e a leitura de relatórios.
- Ação: Preencha o campo "Descrição" conforme necessário.
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Quitar o Lançamento:
- Explicação: Para registrar que a despesa foi paga, selecione a opção de quitação.
- Ação: Clique em "Quitar lançamento".
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Selecionar a Forma de Pagamento:
- Explicação: Indique como o pagamento foi realizado.
- Ação: Selecione a "Forma de pagamento" (ex: Pix) e confirme o valor (ex: R$ 61,20).
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Informar a Data do Pagamento:
- Explicação: Registre a data em que o pagamento foi efetivamente realizado.
- Ação: Preencha a "Data do pagamento" (ex: 20 de março).
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Anexar o Comprovante de Pagamento:
- Explicação: É fundamental anexar o comprovante para fins de auditoria e organização.
- Ação: Clique em "Incluir anexo", selecione o arquivo do comprovante e clique em "Abrir".
- Pontos de atenção: O sistema confirmará que o comprovante foi anexado com sucesso.
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Salvar a Despesa:
- Explicação: Após preencher todas as informações e anexar o comprovante, finalize o cadastro da despesa.
- Ação: Clique no botão "Salvar".
- Pronto! A despesa avulsa foi cadastrada e quitada com sucesso no sistema.
Informações Importantes
- Campos Obrigatórios: Sempre preencha os campos marcados com asterisco para garantir o sucesso do cadastro.
- Organização Financeira: O preenchimento correto das categorias e centros de custo é fundamental para uma análise financeira precisa.
- Anexo de Comprovantes: Anexar o comprovante é uma boa prática para manter a rastreabilidade e a conformidade dos registros.
- Benefícios de seguir corretamente o procedimento:
- Controle detalhado de todas as despesas da empresa.
- Facilidade na organização e classificação dos gastos.
- Melhora na geração de relatórios e análises financeiras.
- Tomada de decisões mais informada sobre o fluxo de caixa.
- Transparência e rastreabilidade dos pagamentos.