Procedimento de Login e Uso de Pausas no Sistema de Atendimento Telefônico

Resumo do que será ensinado
Este guia explica como configurar o atalho de login, realizar o login diário no sistema de atendimento (discador/URA) e utilizar corretamente a função de pausa para que os atendimentos possam ser monitorados de forma padronizada.

Segue um Vídeo explicativo do processo

Detalhamento do uso correto
Com este guia, você deve ser capaz de entrar no sistema de atendimento todos os dias, utilizando o atalho padrão, informar corretamente seu código e senha, e registrar pausas com o motivo adequado, permitindo o controle da equipe.

Segue o detalhamento de como Realizar Login e Controlar Pausas no Sistema de Atendimento Telefônico

1. Configurar o atalho de login com seus dados.

   • Objetivo: Padronizar a forma de acesso ao sistema de atendimento telefônico.
   • Formato do atalho:
     
     • O atalho deve seguir o padrão:
     • 30.ponto.sua_matrícula.ponto.seu_ramal
     • Exemplo de estrutura: 30.1234.5678 (onde 1234 é sua matrícula e 5678 é seu ramal).
   • Ação:
     
     • Localize a tela ou campo de configuração de atalhos do sistema.
     • Edite ou crie o atalho seguindo exatamente o padrão acima, sempre usando a sua matrícula e o seu ramal, e não os dados de outro colega.
   • Ponto de atenção:
     
     • Há outros atalhos como o 40 que não serão utilizados agora; mantenha-os sem uso conforme orientação.

2. Realizar o login todos os dias, no início do expediente.

   • Quando fazer:
     
     • Sempre no começo do dia de trabalho, antes de começar a atender ligações.
   • Passo a passo:
     
     • Acesse o atalho configurado (no formato 30.matrícula.ramal).
     • O sistema solicitará:
     • Código de atendente (sua matrícula).
     • Senha de 4 dígitos (seu ramal).
     • Digite o código e a senha quando forem pedidos.
   • O que o sistema faz automaticamente:
     
     • O atalho dispara a sequência necessária para:
     • Enviar o código 30 (ligar/login).
     • Informar sua matrícula.
     • Informar sua senha/ramal.
     • Após aceitar os dados, o sistema conclui o login e passa a controlar suas pausas e disponibilidade.
   • Ponto de atenção:
     
     • Se o login não for feito, você não será corretamente monitorado nas filas de atendimento.
     • Sempre confira se o sistema confirmou seu login antes de iniciar o dia.

3. Entender o uso da função de pausa.

   • Objetivo da pausa:
     
     • Indicar ao sistema que, por um período, você não estará disponível para atendimento (ex.: banheiro, lanche).
   • Acesso à pausa:
     
     • Após estar logado, utilize o botão Pausa no sistema.
   • Motivo da pausa:
     
     • Ao clicar em Pausa, o sistema exibirá uma tela para selecionar o motivo da pausa (ex.: “Pausa banheiro”).
     • Escolha o motivo adequado e confirme.
   • Resultado:
     
     • Sua situação passa a ser registrada como em pausa, com o motivo associado.
     • Essa pausa aparecerá no painel de monitoramento da supervisão.

4. Voltar da pausa e ficar disponível para atendimento.

   • Passo a passo:
     
     • Ao terminar o motivo da pausa (por exemplo, banheiro), volte à tela do sistema.
     • Use a opção para sair da pausa ou ficar disponível.
   • Resultado:
     
     • Seu status volta para disponível, permitindo que você receba ligações normalmente.
   • Ponto de atenção:
     
     • A orientação atual é evitar o uso excessivo da pausa, utilizando-a apenas quando realmente necessário, mas sempre no início do dia fazer o login para que o sistema registre corretamente quando você está ativo.

5. Padronizar o uso diário do atalho e da pausa.

   • Rotina recomendada:
     
     • Ao iniciar o expediente:
     • Acesse o atalho 30.matrícula.ramal.
     • Informe seu código de atendente e sua senha de 4 dígitos.
     • Durante o dia:
     • Utilize a Pausa somente quando precisar se ausentar, sempre informando o motivo.
     • Ao retornar, saia da pausa para ficar novamente disponível.
   • Monitoramento da equipe:
     
     • Quando você entra em pausa, sua situação aparece na tela de supervisão, por exemplo, “Pausa banheiro”.
     • Isso permite que a coordenação veja quem está atendendo e quem está temporariamente indisponível.

Informações Importantes

• Formato obrigatório do atalho: sempre 30.matrícula.ramal. Qualquer alteração nesse padrão pode impedir o login correto.

• Login diário obrigatório: o login deve ser feito todos os dias ao iniciar o trabalho, para que o sistema consiga monitorar atendimentos e pausas.

• Motivos de pausa: utilize motivos claros e adequados (ex.: banheiro, lanche) para facilitar o controle da supervisão.

• Uso moderado da pausa: evite usar pausas com frequência desnecessária; a orientação atual é usar apenas quando realmente for preciso.

• Disponibilidade: lembre-se de sair da pausa ao retornar ao posto de atendimento, garantindo que você volte a receber chamadas.

• Benefícios de seguir corretamente o procedimento:

  • Melhor controle e monitoramento da equipe de atendimento.
  • Registro confiável das pausas e da disponibilidade de cada atendente.
  • Padronização na forma de login, reduzindo erros de acesso ao sistema.
  • Facilidade na gestão operacional, com visão clara de quem está logado, em pausa ou disponível.